Chính sách bảo mật
1. Giới thiệu
Step Up Omni là ứng dụng chấm công nội bộ — chỉ dành cho nhân viên của các doanh nghiệp đã ký hợp đồng sử dụng dịch vụ với Công ty Cổ phần Giáo dục Tiến Bộ (Step Up Education) ("chúng tôi"), không phải ứng dụng công khai cho người dùng tự do tải về và tự đăng ký. Mỗi doanh nghiệp khách hàng là một "công ty" riêng biệt trong hệ thống (mô hình multi-tenant: nhiều công ty dùng chung hạ tầng, nhưng dữ liệu được tách biệt hoàn toàn theo từng công ty). Chính sách này giải thích chúng tôi thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn như thế nào khi bạn dùng ứng dụng với tư cách nhân viên được công ty cấp quyền truy cập.
- Người đại diện: Nguyễn Văn Hiệp — Giám đốc
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0106174704, cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội.
- Địa chỉ: D9 – A10, Nam Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội
Bạn không tự đăng ký tài khoản — bộ phận HR/Quản trị viên của công ty bạn thêm sẵn email của bạn vào hệ thống trước khi bạn có thể đăng nhập.
2. Dữ liệu chúng tôi thu thập
- Thông tin tài khoản Google: email, tên và ảnh đại diện, lấy từ Google Sign-In khi bạn đăng nhập. Chúng tôi không tạo hay lưu mật khẩu riêng.
- Vị trí (GPS): thu thập tại đúng thời điểm bạn bấm chấm công vào/ra, để xác nhận bạn đang ở trong bán kính địa điểm làm việc do công ty bạn khai báo. Ứng dụng không theo dõi vị trí liên tục hay chạy nền khi bạn không chấm công.
- Ảnh selfie (dữ liệu khuôn mặt): chụp bằng camera trước ngay lúc chấm công. Xem chi tiết đầy đủ về cách chúng tôi thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ và xoá loại dữ liệu này tại mục 3 bên dưới.
- Dữ liệu chấm công: giờ vào/ra, toạ độ GPS, trạng thái đi muộn/về sớm/thiếu công, lịch sử theo ngày/tháng.
- Đơn giải trình công: lý do, mô tả và ảnh minh chứng đính kèm (nếu có) khi bạn gửi giải trình cho ngày có vấn đề (đi muộn, quên chấm công, ngoài vùng cho phép...).
- Thông báo đẩy (push token): mã thiết bị dùng để gửi thông báo qua Firebase Cloud Messaging (ví dụ: thông báo đơn giải trình được duyệt).
3. Ảnh selfie khi chấm công (dữ liệu khuôn mặt)
Vì đây là dữ liệu nhạy cảm, chúng tôi giải thích riêng và đầy đủ ở mục này — thay cho việc chỉ nhắc qua ở mục 2.
3.1. Chúng tôi thu thập gì
Mỗi lần bạn chấm công vào/ra, ứng dụng chụp một ảnh JPEG thông thường bằng camera trước của điện thoại — giống một tấm ảnh chân dung bình thường. Ứng dụng không trích xuất dữ liệu sinh trắc học (faceprint/face embedding) từ ảnh, không chạy nhận diện khuôn mặt hay xác thực liveness tự động, và không dùng Face ID/Touch ID hay cảm biến sinh trắc học nào của thiết bị. Việc đối chiếu — nếu cần — do con người (HR/Quản lý) thực hiện bằng mắt, không phải bằng thuật toán.
3.2. Vì sao chúng tôi thu thập
Ảnh selfie, kết hợp với vị trí GPS, dùng làm biện pháp răn đe gian lận chấm công (ví dụ nhờ đồng nghiệp chấm công hộ) và làm bằng chứng đối soát khi có nghi ngờ hoặc tranh chấp công — không dùng để theo dõi, giám sát hành vi, hay bất kỳ mục đích nào khác ngoài xác thực chấm công.
3.3. Ai xem được ảnh, và khi nào
Chỉ HR/Quản trị viên và Quản lý trực tiếp trong cùng công ty bạn có thể xem ảnh, thông qua trang quản trị web nội bộ — chủ yếu khi cần đối soát một lượt chấm công bị đánh dấu nghi vấn (ví dụ: ngoài vùng geofence cho phép, hoặc nghi ngờ giả mạo vị trí). Ảnh không được xem hàng loạt hay dùng cho mục đích giám sát thông thường.
3.4. Lưu trữ và chia sẻ với bên thứ ba
Ảnh được ứng dụng tải thẳng lên Amazon S3 (dịch vụ lưu trữ đám mây của AWS) qua một đường dẫn tải lên có chữ ký, do máy chủ của chúng tôi cấp riêng cho từng lượt chấm công và hết hạn sau vài phút. Hệ thống chỉ lưu đường dẫn tới ảnh trong cơ sở dữ liệu, không lưu file ảnh trong ứng dụng sau khi gửi thành công. AWS đóng vai trò đơn vị lưu trữ hộ theo hợp đồng xử lý dữ liệu của họ — không có quyền truy cập ảnh vì mục đích riêng của họ. Chúng tôi không bán, không chia sẻ ảnh selfie cho quảng cáo, và không dùng ảnh để huấn luyện mô hình AI của bên thứ ba.
3.5. Thời gian lưu trữ và xoá
Ảnh selfie được tự động xoá sau 3 tháng (90 ngày) kể từ ngày chấm công, áp dụng cho mọi lượt chấm công — ngoại trừ ảnh của những lượt đã bị đánh dấu nghi vấn và đang dùng làm bằng chứng cho một tranh chấp công cụ thể, được giữ thêm cho đến khi tranh chấp đó được giải quyết xong rồi mới xoá theo lịch trên. Bạn cũng có thể yêu cầu xoá sớm hơn qua trang Yêu cầu xoá dữ liệu.
4. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì
- Xác thực bạn đúng là nhân viên được công ty cấp quyền, và đang chấm công đúng người, đúng nơi làm việc.
- Tính toán công, giờ làm, các trạng thái đi muộn/về sớm/thiếu công.
- Xử lý luồng duyệt giải trình 2 cấp (Quản lý trực tiếp duyệt trước, HR duyệt sau) và điều chỉnh lại công khi đơn được duyệt.
- Gửi thông báo liên quan đến công việc (kết quả duyệt đơn, thông báo chung của công ty).
- Cho phép chấm công khi mất mạng: dữ liệu được lưu tạm trên máy và tự động đồng bộ lên hệ thống khi có kết nối trở lại.
Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn cho mục đích quảng cáo, không bán hay chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba vì mục đích tiếp thị.
5. Ai có thể xem dữ liệu của bạn
- HR/Quản trị viên và Quản lý trực tiếp trong cùng công ty bạn: xem dữ liệu chấm công và đơn giải trình để phục vụ chấm công, tính lương và duyệt đơn. Dữ liệu của công ty bạn được cô lập, nhân viên/quản trị viên của công ty khác không truy cập được.
- Nhà cung cấp hạ tầng kỹ thuật: Google (Google Sign-In để xác thực đăng nhập, Firebase Cloud Messaging để gửi thông báo đẩy) và Amazon Web Services/Amazon S3 (lưu trữ ảnh selfie và ảnh minh chứng giải trình — xem mục 3.4). Các bên này xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi theo hợp đồng xử lý dữ liệu và chính sách bảo mật riêng của họ.
6. Bảo mật dữ liệu
Dữ liệu được truyền giữa ứng dụng và máy chủ qua kết nối HTTPS/TLS chuẩn. Ứng dụng không tự triển khai thuật toán mã hoá riêng nào ngoài cơ chế HTTPS/TLS và xác thực Google chuẩn của hệ điều hành.
7. Thời gian lưu trữ
Dữ liệu chấm công và giải trình được lưu trong suốt thời gian bạn còn là nhân viên của công ty đang sử dụng dịch vụ, cộng thêm khoảng thời gian lưu trữ theo quy định pháp luật về lao động/kế toán hiện hành. Sau đó dữ liệu sẽ được xoá hoặc ẩn danh hoá. Riêng ảnh selfie có lịch xoá riêng, xem mục 3.5.
8. Quyền của bạn
Bạn có thể xem lại lịch sử chấm công của mình ngay trong ứng dụng. Để yêu cầu chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ HR/Quản trị viên công ty bạn, hoặc xem hướng dẫn tại trang Yêu cầu xoá dữ liệu.
9. Đối tượng sử dụng
Ứng dụng dành cho nhân viên đã được công ty tuyển dụng và cấp quyền sử dụng, không dành cho trẻ em hay người dùng tự do đăng ký.
10. Thay đổi chính sách
Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này theo thời gian. Ngày hiệu lực mới nhất luôn được ghi ở đầu trang.
11. Liên hệ
Nếu có câu hỏi về chính sách bảo mật này, vui lòng liên hệ hacknao@stepup.edu.vn · điện thoại 0969.409.766 · địa chỉ D9 – A10, Nam Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội.